Cover Letter

Aku baru je balik dari bandar. Jumpa kawan lama, Iskandar. Borak punya borak terkeluar topik kerja. Is pun bagi tau yang kampeni dia nak cari pekerja untuk beberapa jawatan kosong. Aku berminat dengan satu jawatan tu. Jawatan tu lebih kurang sama dengan Is. Resume dah ada yang tak ada cuma cover letter je. Aku tak reti nak buat cover letter sebenarnya, tapi tiba-tiba aku teringat, masa kat INSEP dulu aku ada hadiri Interviewing Skill Seminar dan aku teringat penceramah tu kata "sila google di internet untuk melihat format membuat cover letter", maka inilah formatnya untuk kita kongsi bersama.

Cover Letter ialah surat yang dihantar sekali bersama resume anda apabila memohon kerja. Menulis cover letter adalah suatu perkara yang mudah. Walau bagaimanapun, menghantar cover letter yang baik adalah sangat penting untuk memberi first impression yang baik kepada bakal majikan.

Pastikan cover letter anda mengandungi bahagian-bahagian berikut:

1. Kepala surat (letter header) — mengandungi nama, alamat, no. telefon bimbit dan alamat email.
2. Tajuk — mesti jelas dan lengkap.
3. Pengenalan — memberitahu tujuan surat, iaitu memohon kerja dan melampirkan resume.
4. Isi Kandungan I — menceritakan latar belakang anda secara ringkas. Latarbelakang bukan bermaksud sejarah hidup anda (tarikh lahir, kampung asal, jumlah adik-beradik, dsb.) tetapi maklumat-maklumat relevan mengenai jawatan tersebut (latar belakang pendidikan, pengalaman bekerja, pencapaian, skil). Pastikan isi kandungan padat dan tidak meleret-leret.
5. Isi Kandungan II — menceritakan mengenai syarikat tersebut, contohnya mengapa syarikat tersebut sesuai dengan anda, atau mengapa anda merasa kagum terhadap syarikat tersebut. Ini penting untuk menunjukkan bahawa anda sudah menyelidiki syarikat tersebut dengan mendalam sebelum memohon kerja.
6. Penutup — memberitahu harapan anda untuk dipanggil temuduga. Ucapkan terima kasih.

Berikut merupakan tips-tips yang mungkin membantu:

1. Ingat bahawa cover letter tidaklah dibaca dengan terperinci oleh majikan. Anda tidak perlu mengambil masa yang lama untuk menghasilkan cover letter (walau bagaimanapun, anda perlu memberi masa yang lama untuk menulis resume). Selagi cover letter tidak mencacatkan permohonan anda, tidak ada masalah.
2. Ringkas! Jangan melalut dan meleret-leret. Gunakan ayat pendek dan perkataan biasa.
3. Jika menulis cover letter dalam Bahasa Inggeris, pastikan surat anda bersih daripada kesilapan ejaan dan tatabahasa. Gunakan ayat pendek dan perkataan biasa, bukan yang BOMBASTIK.
4. Gunakan tiga ayat sahaja untuk latarbelakang anda. Perincian mengenai diri anda perlu dimasukkan ke dalam resume, bukan ke dalam cover letter.
5. Beritahu dari mana anda mendapat tahu mengenai kerja tersebut. Jika anda membalas iklan mencari kerja, pastikan anda meletakkan tajuk jawatan dengan lengkap. Sertakan nombor rujukan jika ada.

Contoh: En Al-wafi Bin Ali ingin memohon kerja sebagai Laboratory Technicians di ASIAN GEOS SDN BHD. Berikut merupakan contoh cover letter yang dihantar oleh Al-Wafi:

Al-Wafi Bin Ali

104-B, Kg Pt Hj Hassan,

83300  Sri Gading,
Batu Pahat,                                                                                                                   

Johor.                                                                                                                              012-745****

alwafiali@yahoo.com
_________________________________________________________________________

ASIAN GEOS SDN BHD
18th Floor, Wisma MP L, Jalan Raja Chulan,
50200 Kuala Lumpur, 

MALAYSIA.                                                                                                              3 Disember 2011

Tuan,

Application For The Post Of Laboratory Technicians (OnShore / Offshore)

Perkara di atas adalah dirujuk. Saya ingin menyertakan permohonan untuk jawatan tersebut untuk pertimbangan pihak tuan. Saya dimaklumkan mengenai jawatan kosong tersebut melalui rakan karib yang turut bekerja di syarikat tuan. Saya lampirkan resume saya untuk rujukan tuan.

2.Untuk makluman tuan, saya pernah bekerja selama tiga tahun di syarikat Mega Green View Sdn Bhd. sebagai site agent. Saya telah dinaikkan jawatan ke site supervisor pada tahun 2009 di atas prestasi kerja yang cemerlang. Saya merupakan graduan diploma Teknologi Awam dari UTM.

3.Saya telah mengikuti perkembangan syarikat tuan sejak dua tahun lalu yang telah berkembang pesat sehingga berjaya menjadi antara syarikat main contractor yang terbesar. Kebolehan saya berbahasa Inggeris dan Mandarin tentunya dapat membantu saya untuk menjalankan kerja dengan lebih lancar.

Selain itu, saya juga merupakan seorang yang cepat belajar dan mudah bekerja di dalam pasukan.

Saya berharap agar permohonan saya diberi pertimbangan sewajarnya. Saya juga berharap pihak tuan dapat menghubungi saya untuk ditemuduga. Segala pertimbangan pihak tuan saya dahului dengan ucapan terima kasih.

Yang benar,

English version (terjemahan bahagian isi surat sahaja):

The above matter refers. I am writing to apply for the said position. I was informed about the vacancy through a friend who also works with your company. I attach a copy of my resume.

2.For your information, I have worked as site agent for three years at Mega Green View Sdn. Bhd. I was promoted site supervisor in 2009 in recognition of my outstanding job performance. I am a graduate of Diploma Teknologi Awam from UTM.

3.I have followed the development of your company for two years, until your success today as a main contractor. My ability to speak English and Mandarin would help me to discharge my duties better. I am a fast learner, a team player, able to work hard,  independent, able to work shift, self-motivated , and have a good interpersonal.

I hope my application will be considered favorably, and I look forward to an interview. Thanks in advance.

—————————
(NB: You should write a much better English letter if you are applying for executive or professional jobs at large corporations/MNCs, but the above letter written in simple Manglish should be sufficient for the general public. – S)